Artigo de opinião publicado no diário ‘As Beiras’
em 30 de Outubro de 2009
A modernização e simplificação administrativas estão na ordem do dia, quer no que respeita a Administração Central quer no que respeita a Administração Local. Nesta matéria, quais devem ser as principais preocupações a ter em conta?
Quer a modernização quer a simplificação administrativas são processos que exigem um cuidado planeamento, que tem que passar por uma identificação precisa dos objectivos, das soluções, das metodologias, dos recursos humanos e, por fim, dos recursos financeiros. Como processos de engenharia ou reengenharia que são, têm que ser ponderados os riscos, os custos e os benefícios.
A modernização e a simplificação não podem ser encaradas como uma mera mudança de suporte de informação – do papel para o computador – ou, ainda, como uma mera mudança de canal de comunicação – do atendimento presencial para a interacção, quantas vezes demasiado rígida, via Internet – sob pena de se continuar a fazer os mesmos erros, agora com recurso às tecnologias da informação e comunicação (TIC). Infelizmente, são relativamente comuns os casos em que a informatização serve de justificação e desculpa para a inflexibilidade e para a prestação de serviços de má qualidade.
Neste contexto, as principais preocupações da Administração Local em matéria de modernização e simplificação administrativas devem centrar-se na identificação dos objectivos a atingir e na definição da estratégia a utilizar para os alcançar, de acordo com o seguinte:
• Objectivos de modernização e simplificação – quais os serviços de utilizador que se pretende melhorar e porquê? Que processos e fluxos de informação existem? Quais os seus problemas e fragilidades? Destes, quais são os que mais afectam o desempenho e a qualidade dos serviços prestados? Como poderiam ser melhorados? Existem riscos decorrentes da alteração desses processos e fluxos? Quais os benefícios dessa alteração?
• Estratégia a utilizar – A resposta às questões anteriores deve ser seguida de um estudo que permita a definição da estratégia a utilizar para atingir os objectivos traçados. Esse estudo deve contemplar aspectos como a arquitectura dos sistemas de informação subjacentes, as tecnologias e aplicativos a utilizar, os requisitos em termos de infra-estruturas de comunicação e processamento, os meios humanos envolvidos, os custos de implantação e de manutenção, as etapas e respectiva calendarização para a implementação.
Em resumo, é necessário definir o que fazer e como o fazer. De uma maneira geral, a Administração Local sabe bastante bem o que gostaria de fazer em termos de modernização e simplificação administrativas. Já o mesmo não se pode dizer quando ao ‘como fazer’.
Assim, as principais preocupações devem ser de planeamento e projecto, que constituem a única forma de caminhar para sistemas de informação coerentes e abrangentes, capazes de suportar a melhoria dos serviços.
Há que resistir, por todos os meios, à tentação de implantar no terreno soluções pontuais e parcelares que, no imediato, são um mero ‘face lifting’, dando a sensação de que há modernização. Infelizmente, no médio prazo essas soluções criam, frequentemente, sérios obstáculos à integração de sistemas de informação e à eficácia das interacções dentro e para o exterior dos serviços.
É na área do ‘como fazer’ que as regiões digitais podem desempenhar um papel que poderá ser bastante relevante.
Fernando P. L. Boavida Fernandes
Professor Catedrático da Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra
Presidente do Conselho de Administração da Associação Coimbra Região Digital
