Artigo de opinião
publicado no diário ‘As Beiras’
em 23 de Julho de
2012
Se é certo que as
tecnologias da informação e comunicação (TIC) são uma ferramenta indispensável
em praticamente todas as áreas de atividade, potenciando a eficiência, eficácia
e produtividade, também é verdade que são uma enorme fonte de interrupções e
distração.
Existem alguns estudos que
apontam para o facto de que mais de 25 por cento do tempo dos profissionais na
área das TIC, incluindo gestores, é gasto a lidar com interrupções, muitas das
quais são desnecessárias. Outros dados apontam para que, em média, essas
pessoas conseguem apenas trabalhar três minutos numa dada tarefa antes de que
ocorra uma interrupção.
É natural que em ambientes
menos tecnológicos estes dados sejam diferentes mas, mesmo dando uma boa margem
para ajuste, é fácil perceber que o custo das interrupções é extremamente
elevado, muito acima do custo de vários feriados retemperadores que, para além
de reporem forças, são essenciais para diversas áreas da nossa economia.
Uma das principais fontes
de interrupção é o correio electrónico. Ler o correio electrónico à medida que
ele chega é o primeiro passo para interromper qualquer tarefa e transformar o
dia numa sucessão errática de curtos períodos de trabalho com baixíssima produtividade.
No fundo, é o mesmo que ter uma agenda ditada pelo acaso decorrente da
combinação mais ou menos aleatória das necessidades de outros, cujas agendas,
muitas vezes, já de si são caóticas.
Naturalmente, nem todas as
interrupções são prejudiciais. As que estão relacionadas com as tarefas em
curso podem, mesmo, ser cruciais para o sucesso. Outras estimulam a
criatividade. Quando tarefas simples são interrompidas, esse facto pode até
levar a que sejam executadas mais eficazmente pois, após a interrupção, existe
a tendência de recuperar o tempo e terminar a tarefa. Já em tarefas complexas,
as interrupções raramente são benéficas.
Porque as interrupções
fazem parte da vida e ocorrerão sempre, o melhor é desenvolver técnicas para
lidar com elas da melhor forma. Existem várias ferramentas informáticas para a
gestão de interrupções, que possibilitam que quem as utiliza “não perca o fio à
meada” mesmo após várias interrupções sucessivas, tenha sempre uma visão clara
da prioridade de cada tarefa, e possa determinar a melhor forma de lidar com
cada interrupção (em particular, tratar do assunto de imediato, adiar a sua
resolução, ou ignorá-lo).