Posso interromper?

Artigo de opinião publicado no diário ‘As Beiras’

em 23 de Julho de 2012

Se é certo que as tecnologias da informação e comunicação (TIC) são uma ferramenta indispensável em praticamente todas as áreas de atividade, potenciando a eficiência, eficácia e produtividade, também é verdade que são uma enorme fonte de interrupções e distração.

Existem alguns estudos que apontam para o facto de que mais de 25 por cento do tempo dos profissionais na área das TIC, incluindo gestores, é gasto a lidar com interrupções, muitas das quais são desnecessárias. Outros dados apontam para que, em média, essas pessoas conseguem apenas trabalhar três minutos numa dada tarefa antes de que ocorra uma interrupção.

É natural que em ambientes menos tecnológicos estes dados sejam diferentes mas, mesmo dando uma boa margem para ajuste, é fácil perceber que o custo das interrupções é extremamente elevado, muito acima do custo de vários feriados retemperadores que, para além de reporem forças, são essenciais para diversas áreas da nossa economia.

Uma das principais fontes de interrupção é o correio electrónico. Ler o correio electrónico à medida que ele chega é o primeiro passo para interromper qualquer tarefa e transformar o dia numa sucessão errática de curtos períodos de trabalho com baixíssima produtividade. No fundo, é o mesmo que ter uma agenda ditada pelo acaso decorrente da combinação mais ou menos aleatória das necessidades de outros, cujas agendas, muitas vezes, já de si são caóticas.

Naturalmente, nem todas as interrupções são prejudiciais. As que estão relacionadas com as tarefas em curso podem, mesmo, ser cruciais para o sucesso. Outras estimulam a criatividade. Quando tarefas simples são interrompidas, esse facto pode até levar a que sejam executadas mais eficazmente pois, após a interrupção, existe a tendência de recuperar o tempo e terminar a tarefa. Já em tarefas complexas, as interrupções raramente são benéficas.

Porque as interrupções fazem parte da vida e ocorrerão sempre, o melhor é desenvolver técnicas para lidar com elas da melhor forma. Existem várias ferramentas informáticas para a gestão de interrupções, que possibilitam que quem as utiliza “não perca o fio à meada” mesmo após várias interrupções sucessivas, tenha sempre uma visão clara da prioridade de cada tarefa, e possa determinar a melhor forma de lidar com cada interrupção (em particular, tratar do assunto de imediato, adiar a sua resolução, ou ignorá-lo).

Mas por muitas ferramentas informáticas que existam para lidar com as interrupções provocadas por outras ferramentas informáticas, a melhor técnica tem que ser desenvolvida por cada um de nós, com uma boa dose de experiência e bom senso. Até porque, na maior parte das vezes, as piores interrupções não vêm dos outros e sim de nós próprios. E essas não há ferramenta que evite.